Як організувати діловодство у створенні. Практики організації діловодства та документообігу на сучасному підприємстві. Правила діловодства та документообігу в організації

«Потрібно бігти з усіх ніг, щоб тільки залишатися на місці,
а щоб кудись потрапити, треба бігти щонайменше вдвічі швидше!».
Л.Керрол.

Для того, щоб зберегти лідируючі позиції на ринку, компанії змушені змагатися не так з конкурентами, як із самими собою. Існування в старих рамках та опір сучасним технологіям, що приходять на допомогу компаніям, зацікавленим у максимальному отриманні прибутку, у реальних реаліях смерті подібне.

У рамках цієї статті ми не зачіпатимемо всіх сфер життя організації і всі можливі способи їх оптимізувати, ми зупинимося докладніше на автоматизації процесу роботи з інформацією. Технології, що використовуються для збирання, керування, накопичення, зберігання та доставки інформації, об'єднуються під єдиним терміном ECM (EnterpriseContentManagement).

З одного боку, основу будь-якої ECM-системи лежить управління документами . У поняття документ ми вкладаємо ширше поняття, ніж просто паперовий документ – це контент, який має цінність для бізнесу. ECM-система орієнтована управління всім життєвим циклом документа, з створення до передачі на зберігання. Що ж відбувається з документами та як змінюються принципи роботи з ними в результаті впровадження ECM, розглянемо нижче.

З іншого боку, завдання ECM-системи - створення середовища для накопичення досвіду та протікання бізнес-процесів, створення необхідних умов для організації підприємства, що набагато менше залежить від окремих людей, їх умінь та знань. І це вже завдання керування взаємодією. ECM-система може стати для підприємства основним інтеграційним ланкою інформаційних систем різних типів. Це тема окремої розмови.

Процес роботи із документом. Перезавантаження.

Створення документа на раз-два-три

Розглянемо роботу з документами в ECM-системі. При впровадженні ECM-системи підприємству необхідно буде переглянути всю документацію, яка регламентує роботу з паперовими та електронними документами, виявити можливості оптимізації та описати нові способи роботи з інформацією.

Умовно всі документи в організації за способом виникнення можна поділити на дві групи: документи, створювані всередині організації, та документи, що надходять ззовні. Зовнішні документи – це документи, які прийшли до організації, це може бути паперова документація, факси, повідомлення електронної пошти. Внутрішні документи – це документи, створені всередині самої організації, ці документи найчастіше вже створено електронному вигляді. Розглянемо, яким чином йде робота з ними в ECM-системі.

Зовнішні документи можуть надходити до організації та залежно від цього до системи вони потраплятимуть різними шляхами:

● Паперова документація, листи, телеграми та інше заноситься в систему безпосередньо зі сканера без проміжного збереження на локальному диску;

● Повідомлення електронної пошти – процес занесення до системи стає ще простішим. Інтеграція з MS Office дозволяє занести текст листа в систему без проміжного збереження на локальному диску, відправити отриманий документ завданням на виконання, зберегти контакт в системі і все це не виходячи з вікна Outlook;

● При отриманні факсів, незалежно від того, приймається факс діловодом, що відповідає на дзвінок, або автоматично факсом, програмний сервіс (наприклад, Microsoft Fax Service) отримує повідомлення від факсу, формує файл із повідомленням і зберігає його в локальній папці, вже звідти служби ECM-системи підхоплюють файли з документами та заносять до системи.

Більшість внутрішніх документів створюються безпосередньо в системі і якихось додаткових маніпуляцій для занесення не вимагають. При створенні документів значно прискорює процес використання готових шаблонів, макетів документів, майстрів дій, крім того, це дозволяє дотримуватись одноманітності серед документів однієї групи або однієї тематики. Варто окремо згадати документи, що виникають усередині організації, але потрапляють до системи ECM в результаті інтеграції з обліковими системами, наприклад, SAP, 1C, для таких документів також можна налаштувати автоматичне збереження у системі та призначення прав.

Робота внутрішніх процесів

Будь-який документ залишиться лише набором слів або байт у тому випадку, якщо він не «працюватиме», не буде включений до бізнес-процесів організації. Workflow чи управління потоками робіт - це саме той інструмент, який бере участь у транспортуванні документів між учасниками того чи іншого бізнес-процесу.

Процеси узгодження – найнаочніші приклади використання workflow. Узгодження стає прозорішим, ініціатор погодження у будь-який момент може отримати інформацію про те, на якому етапі узгодження знаходиться створений ним документ, які співробітники вже погодили його, а які вважають, що документ вимагає доопрацювання. Можливість створення версій за погодженням документів дозволяє вносити правки, не спотворюючи початкового виду документа.

Робота через веб-інтерфейс у рамках узгодження документа дозволяє вийти за стіни офісу, робоча система стає доступною у будь-якій точці світу, де є мережа Інтернет. Керівник у будь-який момент може отримати доступ до документа, залишити свої коментарі, винести резолюцію, підписати документ електронним підписом, надіслати завдання документу виконавцю.

Використання внутрішніх корпоративних порталів спрощує багато комунікацій у компаніях, робить інформацію доступнішою, процеси більш гнучкими та простими. За умови правильної організації таких порталів та інтеграції з СЕД з'являється можливість працювати з документами та завданнями через веб-інтерфейс порталу, звертатися до документів, переглядати завдання та здійснювати пошук необхідної інформації.

Від документа чи процесу

Наведена на малюнку схема роботи з документом характерна для організацій, що працюють у рамках класичного діловодства, тобто « від документа». Для «просунутих» організацій характерніша робота « від процесу». В організації побудовані бізнес-процеси так, що робота йде без використання службових, доповідних записок, резолюцій. Це не означає, що всі бізнес-процеси зупиняються і ніхто нічого не робить і не контролює. Виконання тих чи інших доручень здійснюється у рамках завдань та завдань (workflow), відстежуючи стан яких можна також контролювати проходження процесу. У цьому зростає кількість горизонтальних завдань, у межах типових бізнес-процесів чи «кейсів», у яких не потрібно проходження ланцюжків узгодження з вищими керівниками.

Реєстрація документів використовується переважно при роботі з вихідною та вхідною кореспонденцією, для внутрішніх документів за рахунок проходження робіт поза секретарем, зменшується ланцюжок дійових осіб бізнес-процесу, прискорюючи тим самим рух.

Класичне діловодство у ECM

Повернемося до теми класичного діловодства. На сучасному етапі у компаній виникає потреба гармонійного та ефективного зближення «паперового» діловодства та електронного документообігу. ECM-системи можуть дати багато для побудови ефективної роботи з паперовою документацією та підвищення прозорості діловодства. При цьому використовуючи досвід та кращі практики можна визначити найбільш оптимальний варіант роботи для конкретної організації, регламентувати бізнес-процеси та провести впровадження електронного діловодства та подальший перехід на безпаперові процеси. Розглянемо найкращі практики організації такої роботи.

Реєстрація вхідної документації

Значна частина зовнішньої документації, що надходить, підлягає обов'язковій реєстрації, оскільки найчастіше вимагає прийняття будь-якого рішення або виконання.

У разі, якщо зовнішній документ надходить у паперовому вигляді, спочатку він реєструється у системі діловодом, тобто. на нього заводиться реєстраційно-контрольна картка, яка містить дату та номер реєстрації, а також інші дані по документу (відправник, адресат, короткий зміст тощо). Після реєстрації в системі на паперовий документ вручну проставляється реєстраційний номер, потім документ сканується та заноситься до системи.

Використання сканера та принтера штрих-кодів дозволяє зробити процес занесення більш автоматизованим.

При невеликому обсязі зовнішньої документації порядок реєстрації та занесення в систему аналогічний вищеописаному, з тією лише різницею, що реєстраційний номер не пишеться на паперовому документі, а з РКК роздруковується штрих-код на стрічці, що клеїться, який потім наклеюється на документ.

При великому обсязі вхідної документації раціональнішим є наступний спосіб занесення та реєстрації документів: на кожен паперовий документ створюється реєстраційно-контрольна картка, роздруковується штрихкод, наклеюється на кожен документ, потім всі документи одночасно завантажуються в потоковий сканер, а спеціально встановлене програмне забезпечення дозволяє розпізнавати відскановані документи по нанесеному штрихкоду та заносити їх у систему без безпосередньої участі діловода.

Якщо зовнішній документ надходить в електронному вигляді і підлягає реєстрації, то такий документ роздруковується і подальша робота по ньому аналогічна роботі з паперовим документом.

Крім зовнішньої документації реєстрації, може підлягати низка внутрішніх документів (для організацій з розгалуженою територіально віддаленою структурою, документи з головного офісу до підлеглої структури): розпорядчі документи, вихідні документи, службові записки, протоколи та акти. Ці документи створюються в системі на основі різних шаблонів, які вже містять штрих-код, тому спеціальна роздруківка та наклеювання штрих-коду на ці документи не потрібна.

Надсилання адресату, винесення резолюції

Документи, як вхідні, так і внутрішні робочі та вихідні, передбачають розгляд керівником та винесення резолюції.

Якщо керівник активно працює у системі, то діловод відправляє йому вхідний документ завданням маршрутом. Отримавши завдання з вкладеним електронним документом, керівник приймає рішення про його подальшу долю – передати на виконання, передати на виконання з контролем або виконання документа не потрібно. У разі, якщо керівник передає документ виконання, він вказує виконавців, терміни виконання і безпосередньо текст резолюції. У разі, якщо керівник передає документ виконання з контролем, додатково вказує контролерів виконання і термінів.

Якщо керівник не працює в системі, то він виносить резолюцію на роздрукованому документі, і вже діловод чи референт, що працює в системі, виконує за керівника всі вищеописані дії.

Створення доручень

В обох випадках у системі створюється доручення, яке містить інформацію про те, хто видав доручення, текст доручення, коли доручення було видано, хто є виконавцем за дорученням, у який термін доручення має бути виконане, хто є контролером виконання, якщо потрібний контроль. Картка доручення дозволяє акумулювати всю інформацію по документу, що виконується: в ній відображаються дата звіту кожного виконавця, фактична дата виконання за дорученням усіма виконавцями, текст звіту, так само в картці доручення можна вказувати зовнішніх виконавців.

Контроль виконання

Фіксація в системі доручень за документами, термінів виконання та виконавців дозволяє надалі використовувати різні інструменти для контролю виконання доручень. У процесі виконання доручення до картки автоматично заносяться дані про термін виконання доручення виконавцем, прикріплюється звітний документ, якщо він був створений під час виконання, або коментарі виконавця, зазначені у тексті завдання. Всі ці дані можуть бути використані при створенні різноманітних аналітичних звітів, сформованих з урахуванням тих чи інших критеріїв, наприклад, детальний звіт щодо виконання доручень генерального директора, інформація щодо виконання доручень, контрольованих приймальнею головного інженера, аналіз виконання доручень за документами тощо.

Крім звітів контролювати доручення можна настроювання різних фільтрів у довіднику Доручення.

Переміщення документа та списання у справу

В ECM-системах є інструменти для фіксації та відстеження, де знаходиться той чи інший документ у певний момент часу. Вся ця інформація відображатиметься в реєстраційній картці документа, в якій будуть вказані всі пересування документа: кому документ видавався, коли був виданий оригінал документа або його копія, в яку справу було списано документ тощо. Великою підмогою у занесенні цієї інформації може бути використання штрих-кодів, або вся необхідна інформація заноситиметься в систему вручну.

Після завершення роботи документа документ списується в справу, ECM-система допомагає підготувати різні звіти та підготовчі документи для цього.

Говорячи про зберігання документів, має сенс позначити одну з ключових функцій ECM-системи - керування записами. Рано чи пізно будь-який документ надається в електронному архіві, повноцінна ECM-система повинна забезпечити його довгострокове архівування, автоматизувати політики зберігання відповідно до норм, правил та термінів зберігання тих чи інших документів.

З кожним роком обсяг інформації в організації зростає в геометричній прогресії і для будь-якої організації виявляється важливим забезпечувати належний захист та зберігання.

Безпаперовий документообіг: бути чи не бути?

Використання системи ECM для оптимізації бізнес-процесів може сприяти тому, що частина документації циркулюватиме лише в електронному вигляді. Це насамперед торкнеться тих документів, які характеризуються внутрішнім використанням та не вимагають наявності «живого підпису»: службові та доповідні записки, плани та графіки робіт, внутрішні технологічні, методологічні інструкції та стандарти.

Значне скорочення ходіння паперових документів у рамках процесів узгодження також є плюсом - усі правки та доопрацювання можуть вноситись у нові версії узгоджуваного документа, фіксуватися у вигляді коментарів до виконуваних завдань на узгодження, а підсумковий паперовий документ з'явиться в самому кінці, коли необхідно буде поставити на нього "живий" підпис.

Не всі розпорядчі документи, фінансові та кадрові документи на даний момент можна повністю перевести в електронний вигляд, як і низку інших документів. Перехід до повністю безпаперового офісу поки що має, але рух йде постійно, чому сприяє розвиток законодавчої бази та правозастосовчої практики.

Одним із прикладів такого руху є прийняття закону, що дозволяє обмінюватися електронними рахунками-фактурами, що відкрило шлях для впровадження обміну електронними документами між організаціями, а також контролюючими органами. Докладніше про це ви можете дізнатись з розділу на ECM-Journal.

Розкажемо, як грамотно організувати роботу з документами компанії, а також їх облік та зберігання. Дамо покрокову інструкцію організації діловодства у компанії.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Матеріали на тему:

Чому важливо приділяти увагу діловодству

Діловодство - це діяльність, що забезпечує створення офіційних документів та визначає порядок роботи з ними. Зрозуміло, питання про те, чи потрібно продумувати порядок роботи з документами, постає тоді, коли знайти якийсь папір стає важко. З одного боку треба радіти, що компанія розвивається та росте, але з іншого на порядок денний виходить нове завдання – як правильно та зручно організувати документообіг.

З діловодством в офіційних установах простіше – там цей процес регламентують спеціальні нормативні акти:

• Наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 78 «Про затвердження Правил нотаріального діловодства» (разом з Правилами нотаріального діловодства, затвердженими рішенням Правління ФНП від 17.12.2012, наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 7)
• Рішенням Колегії Євразійської економічної комісії від 05.05.2015 № 46 "Про Правила внутрішнього документообігу в Євразійській економічній комісії" визначено правила роботи з документами в ЄЕК;
• Наказом Судового департаменту при Верховному Суді РФ від 29.04.2003 № 36 затверджено Інструкцію із судового діловодства в районному суді;
• Постановою ЦВК Росії від 20.01.2016 № 321/1831-6 прийнято Інструкцію з діловодства у Центральній виборчій комісії Російської Федерації;
• Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 затверджено Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

Є й специфічні нормативні акти, де згадується, як провести на певних підприємствах. Наприклад, Федеральний закон від 15.04.1998 № 66-ФЗ «Про садівницькі, городницькі та дачні некомерційні об'єднання громадян» наказує порядок ведення діловодства в такого роду організаціях.

У приватних компаніях усі питання організації діловодства вирішують власники. Точніше, розробити діловодство з нуля доручають конкретним виконавцям - іноді кадровикам, іноді секретарям. Якщо таке доручення дозріло, значить, у подібній регламентації справді є необхідність.

Як працювати з документами: пам'ятки з Прикладної інструкції з діловодства

Завантажити цю та ще 9 пам'яток у журналі

Як організувати діловодство: покрокова інструкція

Діловодство в ооо з нуля покрокові інструкції допоможуть визначитися, з чого почати і якого результату треба прагнути. В ідеалі в організації має бути прийнятий внутрішній документ - інструкція з діловодства. Якщо компанія велика, з підрозділами, філіями, то виправдано прийняття кількох локальних актів, які регулюють ці питання.

Крок 1. Визначитись, на які документи поширюватиметься дія інструкції. Нагадаємо, що вся маса паперів поділяється в організації на внутрішні (локальні), вихідні та вхідні. Порядок роботи з ними різний, тому варто описати його у різних розділах.

Крок 2 Написати вказівку. Окремо передбачити за локальними актами:

• як їх приймають;
• як із ними знайомлять працівників;
• де та в кого зберігають локальні акти.

По вхідної документації необхідно розписати, хто і де реєструє документацію, в які терміни, як фіксує передачу документа на виконання, де зберігати вхідний документ після відповіді на нього та інші процедурні моменти. За вихідною - аналогічно вирішити питання про порядок реєстрації, правила спрямування, підписання.

Інструкція з діловодства: порядок реєстрації внутрішніх документів

Як оформляти документи за Зразковою інструкцією

Крок 3 Вказати в інструкції, які документи мають затверджену типову форму, а які потрібно складати, керуючись затвердженим ГОСТ.

Як впровадити ГОСТ через інструкцію з діловодства

Крок 4. Визначити відповідальних осіб за виконання кожного із розділів інструкції. Вирішити, у якому порядку, де, під чиєю відповідальністю зберігатимуться документи.

Розділ «Оперативне зберігання документів» в Інструкції з діловодства

Завантажити зразок інструкції

Крок 5. Визначити, чи потрібні додаткові розділи вказівки. Залежно від специфіки діяльності організації може знадобитися вказати порядок виготовлення копій, порядок роботи з печатками та штампами, процедуру обміну документами між підрозділами.

Ряд документів може підпадати під дію інших локальних актів, наприклад, під затверджений порядок роботи з персональними даними чи порядок збереження комерційної таємниці організації. На ці локальні акти бажано зробити посилання. Крім того, робота з документами у низці організацій може також регламентуватися спеціальним законодавством. Наприклад, документообіг у кредитній організації підпадає під дію Федерального закону «Про банки та банківську діяльність», де регламентовано порядок поводження з банківською таємницею. Ці моменти також варто враховувати під час складання інструкції.

Облік та зберігання печаток та штампів у компанії: розділ Інструкції

Як організувати роботу з печатками та штампами

Як організувати кадрове діловодство

Не менш важливо для компанії продумати кадрове діловодство . Етапи організації кадрового документообігу у принципі не відрізняються від етапів становлення діловодства загалом. Також визначають перелік документів, які будуть складати, змінювати, копіювати та поширювати відповідно до інструкції з кадрового діловодства. Тут необхідно враховувати, що простору для «фантазії» в організації щодо кадрових документів набагато менше - те, що в обов'язковому порядку має бути присутнім у компанії для кадрового обліку, зазначено в Трудовому кодексі РФ та інших нормативних актах. А за відсутність чи неправильне оформлення кадрових документів передбачаються чималі штрафи. Тому до складання цієї інструкції необхідно підходити з усією серйозністю.

Розділи інструкції з кадрового діловодства повинні містити інформацію про розроблені типові документи в компанії, наприклад, затверджену форму трудового договору, накази, а також порядок ознайомлення співробітників з документами. Необхідно відобразити також специфічні моменти діяльності конкретної організації: якщо становлять графіки, то у який термін та в якому порядку їх надати на затвердження, якщо видають засоби захисту, то в якому порядку вести облік.

Інструкція з кадрового діловодства: зразок

Завантажити зразок повністю

Слід врахувати також, що для організації діловодства , у тому числі і кадрового, розроблені спеціальні програмні засоби для автоматизації цих процесів. Великі компанії в даний час користуються ними, але цей факт не скасовує необхідності розробляти та дотримуватись інструкцій.

Організаційні форми діловодства

Є три форми організації діловодства:

• централізована;
• децентралізована;
• змішана.

При централізованій формі всі технічні операції з обробки документів зосереджують в одному структурному підрозділі. Зазвичай це служба діловодства. Плюс такої форми діловодства у цьому, що можна створити єдину базу за всіма документами, які чи створюють у створенні. Шукати потрібні папери швидше. Така форма діловодства підійде для компаній із лінійно-функціональною структурою.

При децентралізованій формі діловодства служби ДОП створюють у кожному структурному підрозділі. Якщо компанія територіально-розподілена, ця форма буде доречною.

При змішаній формі організації діловодства одні операції виконують у службі ДОП, інші – у структурних підрозділах. Перші зазвичай займаються прийомом, реєстрацією, контролем документів, другі - створюють та оформляють папери, систематизують їх і формують на зберігання. Одну і ту ж операцію за такої форми діловодства можуть здійснювати як у службі ДОП, так і в підрозділах - залежить від документа.

Маршрути документів допоможуть прискорити документообіг у компанії

Підприємство — складний механізм, який потребує контролю за кожним його сектором. Ведення діловодства є важливою частиною управління організацією. Без цієї процедури на підприємстві виникне плутанина, хаос, неможливо буде знайти потрібні документи, надати їх до контролюючих органів, правильно зберігати.

Для правильного ведення діловодства необхідно ознайомитись із основами цього процесу. Ці ази дозволять уникнути, систематизувати дані. Що ж потрібно знати новачкові, який тільки починає діловодство? Часто ці обов'язки делегують секретареві навіть без спеціальної освіти. Вважається, що освоїти ці навички нескладно, але насправді ця сфера має безліч нюансів, аспектів, які важливо не прогаяти.

Основи організації діловодства починаються з поняття номенклатури справ. Це такий перелік усіх документів, які є на підприємстві. Складна система з безліччю розгалужень так можна охарактеризувати це поняття. Кожному напрямку надається свій код, щоб простіше було знайти потрібний документ.

Номенклатура дозволяє архівувати матеріал, створити єдину систему. Щоб було простіше обробити інформацію, створюється таблиця, куди вносяться коди документів, місце у архіві, термін зберігання.

Досвідчені секретарі рекомендують групувати документи щодо їх видів. Існує чимало різновидів документів. Список залежить від специфіки виробництва, функцій підприємства, спрямованості роботи. Але є універсальні документи, які можна зустріти і державному, і приватному підприємстві.

До таких відносять:

• вхідні - такі матеріали, які потрапляють в організація з-поза;
• вихідні - відправлені від імені підприємства іншим особам (у тому числі листи, відповіді тощо);
• внутрішні - документи, що регламентують внутрішню роботу підприємства (положення, накази, розпорядження тощо).

Кожен різновид ведеться секретарем окремо. Для цього заводиться індивідуальний журнал, де фіксується все, що стосується конкретного документа.

Якщо, наприклад, матеріал видано одному з працівників, то в журналі обов'язково має бути зазначено, хто це, підпис відповідальної особи та копія цього документа.

Діловодство — це облік звичних документів. Також ведеться журнал здачі ключів, прийняття дзвінків, часу приходу на роботу та інші важливі документи, які можуть зробити «життя» підприємства кращим, продуктивнішим.

p align="justify"> Наступний важливий пункт в основах документообігу - складання Положення про документообіг для конкретної організації. Цей основний документ розробляється разом із директором підприємства та відображає всі нюанси ведення справ.

Що має бути відображено у Положенні:

• правила складання документації;
• її порядок передачі та утилізації;
• процедура архівування тощо.

Це дозволить навести лад і не дасть втратити важливі матеріали, допоможе швидко знайти потрібне та відстежити будь-які «пересування» документа.

Важливо для фахівця - діловода розібратися, в яких випадках на документ ставиться штамп або друк. Тут все просто — друк проставляється на бланках, а внутрішні документи засвідчуються підписом керівника. Вхідні матеріали після розгляду керівником також засвідчуються печаткою.

Штамп є допоміжним інструментом, який допомагає секретареві градувати інформацію, але юридичної сили він не має.

Правила організації діловодства

Щоб на підприємстві панував порядок і робочі процеси не гальмувалися паперовою тяганиною, слід освоїти правила організації діловодства. Вони допоможуть визначити, як правильно вести облік вхідної та вихідної документації, карток постачальників та клієнтів, журналів дзвінків та іншої документації.

Можна виділити такі основні тези:

1. Переважно запровадити комп'ютерну організацію діловодства. Це означає, що може використовуватися спеціальна програма, яка сама систематизує інформацію, надає коди та архівує дані. Але при цьому паперовий носій викидати також не варто.
2. Заповнювати документи також краще на комп'ютері. Який би красивий почерк не був у того, хто їх заповнює, але друкований шрифт створюватиме акуратне враження.
3. Слід привчати персонал до відповідального та шанобливого ставлення до документів.
4. Надсилати важливі листи потрібно лише з «живою» печаткою, а не копію.
5. Електронна пошта хоч і швидкий спосіб надіслати документи, але не завжди дієвий. Все тому, що часто спершу секретар переглядає інформацію та вирішує, що саме роздрукувати та донести до керівника. Через це частина даних просто не доходить до адресата.
6. Потрібно завжди відповідати на ділові листи. Відповідь на терміновий лист потрібно написати протягом доби, решта – протягом тижня. Це важливе правило ділової етики, виконання якого охарактеризує підприємство з найкращого боку.

Це лише основний перелік основних правил організації діловодства. На кожному підприємстві можуть бути розроблені свої індивідуальні правила, посилаючись на специфіку виробництва, чисельність штату тощо.

Правила діловодства та документообігу в організації

Діловодство тісно пов'язане з поняттям «документообіг». Останнє - це рух документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до відправки іншим особам, підшивки до архіву або утилізації.

Напрямок у цій сфері визначають правила діловодства та документообігу в організації:

1. Документи можуть бути складені на спеціальному бланку, простому аркуші паперу форматом А4, в електронному вигляді.
2. Обов'язково повинні бути вказані всі реквізити, проставлені печатки, а також був підпис керівника.
3. Створюючи електронний документ, важливо заповнювати його за існуючим шаблоном.
4. Обов'язково має бути створена номенклатура справ. Без неї неможливо швидко відстежити потрібний документ.
5. Документи мають бути передані до архіву. Важливі зберігаються понад 10 років, менш важливі – до 10 років.
6. Справи можуть бути видані під підпис працівникам на певний термін, після закінчення документи мають бути знову повернені секретареві. Цей рух обов'язково має бути відображений у спеціальному журналі.
7. У поодиноких випадках оригінал документа може бути вилучений зі справи. Але тоді обов'язково має бути прикріплена копія.

Основні вимоги до організації діловодства

Крім правил, є ще й основні вимоги до організації діловодства.

Вони полягають у таких основних аспектах:

• повинен вестись облік вхідної, вихідної та внутрішньої документації;
• для оперативної організації повинні використовуватись комп'ютерні технології, поштовий зв'язок та інші технічні можливості, які дозволять швидше доставляти інформацію адресату;
• кожен документ повинен проходити первинну обробку, реєстрацію, попередній розгляд, схвалення керівником, потім слідує передача виконавцям та підшивка до справи;
• реєстрація повинна відбуватися вчасно (у день надходження, крайній термін наступного дня);
• обов'язково має бути створена номенклатура справ;
• ідеальний варіант – дублювання документа в електронному вигляді. Електронний документообіг значно спростить реєстрацію, обробку, передачу та архівування інформації.

Як і до інших сфер «життєдіяльності» підприємства, до діловодства потрібно поставитися серйозно, своєчасно заповнювати картки та журнали, дбайливо та уважно ставиться до документів.

Зберігання документів у діловодстві організації

Зберігання документів у діловодстві організації – важливий та необхідний етап. Без нього неможливо буде оперативно знайти потрібний документ або він може бути не знайдений зовсім. Це передостанній ступінь перед утилізацією документації. Інформація може зберігатися в архіві десятками років, тому слід її оформити.

Спершу інформацію потрібно систематизувати та сформувати справи. Після цього створюється номенклатура справ, яка включає всю документацію, існуючу на підприємстві. Вона зберігається у службі діловодства. Зазвичай за її формування та безпеку відповідає секретар чи інша особа, на яку покладено обов'язки діловода.

Закінчені справи передають до архіву. Але спершу роблять опис справ, щоб градувати їх за термінами зберігання.

Коли термін зберігання конкретного документа закінчується, його утилізують. Це також зробити не так просто. Спершу складається Акт про вилучення, він має бути обов'язково підписаний керівником, щоб раптом не утилізувати важливий для нього документ.

Зразкова Інструкція з діловодства в організації

Кожна організація повинна розробити та затвердити індивідуальну Інструкцію з діловодства в організації. Пункти у ній можуть відрізнятися залежно від напряму діяльності підприємства. Але можна навести зразкову типову Інструкцію, яка може стати шаблоном розробки свого варіанта.

Починати слід із «шапки», в якій слід зазначити дату, номер документа та дані того, хто затвердив Інструкцію. Потім ідуть «Загальні положення».

1. Загальні положення

1.1 Типова інструкція створюється для забезпечення документообігу на підприємстві, підвищення ефективності та нормалізації виробничих, фінансових та інших процесів.

1.2 Документ поширюється на організацію всіх видів документів, на якому носії вони не були б представлені.

1.3 Мета керівництва підприємства – удосконалювати організацію діловодства завдяки впровадженню технічного та програмного оснащення.

2. Вимоги до організації документообігу та діловодства

2.1 Створення номенклатури справ та присвоєння кожній справі свого унікального номера.

2.2 Розгляд, аналіз кожного документа, систематизація інформації.

2.3 Обов'язковий у відповідь ділові листи у межах ділової етики.

2.4 Своєчасна реєстрація справ, передачі їх у архів та утилізація з часом.

3. Особливості оформлення деяких видів документації

3.1 Накази та розпорядження передають рішення нормативного характеру та візуються керівником підприємства або начальниками відділів.

3.2 Документація друкується на спеціальному бланку та повинна мати заголовок, дату підписання, номер.

3.3 Положення включає зведення правил, яких потрібно дотримуватися для функціонування підприємства

3.4 Протокол складається із записів, які були зроблені під час засідання, наради

3.5 Службові листи обов'язково мають бути систематизовані та внесені до спеціального Журналу.

4. Прийом та обробка документації

4.1 Усі документи, що створюються або надходять на підприємство, проходять первинну обробку, первинний розгляд, реєстрацію, передаються на розгляд керівництву, а потім – виконавцям.

4.2 Якщо документ не адресований безпосередньо керівництву, а прийшло на ім'я підприємства, то спочатку його розглядає секретар, а потім воно переходить на розгляд директору.

4.3 Якщо документ надходить на електронному носії, то до нього обов'язково має йти супровідний лист із текстом написаного в документі.

5. Організація зберігання справ

5.1 Від моменту створення або передачі справи на підприємство і до його здавання до архіву воно зберігається у відділі діловодства.

5.2 За збереження інформації відповідає керівник підприємства та начальники відділів.

5.3 Видача справ здійснюється лише під розписку на встановлений термін.

5.4 Після закінчення терміну зберігання справи передаються до архіву.

Доповнити Інструкцію можна шаблонами бланків документів.

Організація нетаємного діловодства

Найчастіше стикаються з організацією нетаємного діловодства. Цей обов'язок лягає або на секретаря, або на начальника відділу з діловодства.

Через те, що матеріали не є засекреченими, організація такого процесу дуже схожа зі стандартним.

Алгоритм дій буде наступним:

• отримання чи розробка документа;
• його обробка та розгляд керівництвом;
• передача виконавцям;
• зберігання документа та передача його в архів.

Доступ осіб, які можуть брати документацію на певний час, не обмежується.

Організація секретного діловодства

Складніше організувати секретне діловодство. Інформація при цьому є частково або повністю закрита від сторонніх, тому необхідно відразу чітко розмежувати, хто може знайомитися з документами.

Також слід звернути увагу на такі нюанси:

• має бути створена комісія, яка контролюватиме процес;
• всі пункти правильної організації простої документації повинні бути присутніми і в цьому випадку, але більш удосконалені;
• особливий контроль під час передачі даних (за допомогою поштового зв'язку, Інтернету, телефону тощо);
• для зберігання такої інформації має бути підготовлене спеціальне приміщення з сейфами та шафами, що не згорають;
• видача документації здійснюється у кімнаті зі спеціальним вікном для видачі або бар'єром, що розмежовуватиме простір;
• вхідні двері повинні мати робочі замки та добре замикатися;
• у самому приміщенні мають бути всі засоби, щоб у разі потреби евакуювати документи;
• повинен бути другий набір ключів від приміщення, де планується зберігати секретну інформацію;
• система безпеки допоможе уникнути викрадення важливих матеріалів.

Правила організації діловодства у федеральних органах

Правила організації діловодства у федеральних органах базуються на законах, указах та розпорядженнях Уряду Російської Федерації. Тому вони чітко обумовлені та відображені у типовій Інструкції з діловодства.

Ці правила дуже схожі на інші подібні правила організації документообігу для підприємства.

Але є й кілька специфічних нюансів, на які слід звернути увагу:

1. Документообіг неможливий без взаємодії федерального органу, органів управління та адміністрацією підприємства.
2. Документи обов'язково підписує голова федерального органу чи його заступник.
3. Узгодження – обов'язковий етап організації документообігу.
4. Документи мають бути зареєстровані у день надходження чи день підписання.
5. Створюються спеціальні пошукові системи для пошуку необхідного документа.
6. Якщо необхідно змінити терміни виконання документа, можна написати доручення з ім'ям керівника федерального органу.
7. Після виконання документа його знімають із контролю. Це також можна зробити і до виконання, але тільки після дозволу федерального органу.
8. Номенклатура справ федерального органу складається з номенклатури справ підрозділи та зведеної номенклатури.
9. Формування справ відбувається децентралізовано у кожному індивідуальному підрозділі.

В усьому іншому принципи ведення документообігу дуже схожі.

Організація діловодства щодо звернення громадян

Часто громадяни звертаються до державних органів влади за допомогою. Такі звернення також потрібно систематизувати та налагодити організацію діловодства у цій сфері.

Громадяни частіше звертаються у письмовій формі.

Тоді порядок дій буде таким:

• отримання письмового звернення;
• його розгляд;
• організація особистого прийому громадян;
• контроль за виконанням зобов'язань перед громадянами.

Письмове звернення має бути зареєстроване протягом 3 днів. На документі ставиться дата та реєстраційний номер.

Організацію краще вести і за допомогою карток, та застосувавши комп'ютерні технології.

Якщо у зверненні є питання, які не входять до компетенції органу виконавчої влади, то протягом тижня потрібно перенаправити його за призначенням.

Письмова відповідь має бути підписана органом виконавчої влади.

Існують такі причини, після яких можна не давати відповідь громадянину:

• якщо у зверненні використовувалася нецензурна лексика;
• немає зворотного зв'язку з відправником;
• текст написаний нерозбірливо;
• Роз'яснення містить таємну інформацію.

З таких листів формуються справи.

Організація сучасного діловодства, нове у діловодстві

Організація сучасного діловодства не стоїть дома. Постійний розвиток у цій сфері – запорука «здорового» функціонування підприємства. Поява нових форм, бланків, документації, нові правила оформлення, передачі та зберігання змушує відповідальну особу постійно вдосконалюватись, пізнавати нову.

Що ж нове з'явилося у діловодстві за останній рік? Основне нововведення – з 1 липня 2018 року запроваджується новий стандарт на оформлення організаційно – розпорядчих документів. Зокрема в ньому було порушено важливу тему використання шрифтів при складанні документації. Так раніше можна було користуватися виключно Times New Roman, Arial, Verdana чи Calibri. Новий стандарт дозволяє будь-які безкоштовні шрифти. Їх розмір: 12, 13, 14.

Якщо потрібно заповнити таблицю, слід використовувати менші шрифти.

Також у новому документі з'явилися й нові реквізити:

• найменування структурного підрозділу;
• зазначається автор документа;
• позначка про обмеження доступу (якщо це має місце);
• електронний підпис.

З'явилася низка нових бланків та програмне забезпечення, націлене допомогти секретареві впоратися зі своїм завданням.

Організація та ведення діловодства на підприємстві – першочергове завдання. На таку систематизацію, обробку та зберігання даних йде чимало сил та засобів. Але сучасні технології значно спрощують роботу спеціалістам. Тепер за допомогою одного кліка можна дізнатися про статус документа, місце його зберігання та терміни його використання в кругообігу документації.

Шукайте у матеріалі: актуальні зразки, схеми-пам'ятки експертів, готові маршрути руху документів. Матеріали допоможуть правильно організувати діловодство, уникнути проблем із керівництвом та контролюючими органами.

Матеріали на тему:

Що таке діловодство коротко

Діловодствоабо документаційне забезпечення управління (ДОУ) - низка процесів, які стосуються всіх етапів роботи з документами. Під ним нерідко розуміють документообіг, але ці два поняття відрізняються, хоч і перебувають у тісному взаємозв'язку між собою. Документообіг- це лише проміжний етап між створенням паперів та його архівуванням.

Довідка:поняття діловодства відбито у законах. ДОП регулює система стандартів з інформації, видавничої справи та бібліотечної справи.

Вирізняють такі види діловодства:

• загальне- Ведення загальних документів;
• спеціальне- робота з конкретними паперами, наприклад, з особового складу, бухгалтерськими, секретними тощо.

У державних компаніях алгоритм роботи із документами регламентує закон. Приватні фірми мають право самостійно вирішувати, як вести документообіг та діловодство.

3 основних напрямки діловодства

1. Документування – складання, оформлення, погодження, виготовлення паперів;
2. Організація роботи з документами - рух, контроль виконання, зберігання та використання;
3. Систематизація – передача документів на зберігання, їх розміщення у сейфах, утилізацію тощо.

Основні регламенти організації

Складові частини діловодства єдині в організаціях будь-якого типу та призначення. При цьому не важливо, який спосіб ведення ДОП - паперовий чи електронний, ви повинні враховувати особливості роботи з паперами, приділяти увагу деталям.

Завдання та функції діловодства

Ведення діловодства дозволяє організувати податковий, бухгалтерський, управлінський облік, забезпечити оперативне реагування на вхідні листи, удосконалити зворотний зв'язок із співробітниками. Від того, наскільки грамотно організовано документообіг та ДОП, залежить ефективність та швидкість взаємодії внутрішніх служб організації. Основи діловодства та документообігу повинні знати всі співробітники організації, які так чи інакше пов'язані з підготовкою, передачею, архівуванням паперів.

Працівники повинні виконувати такі функції:

• розробляти, впроваджувати, вести табель та альбом уніфікованих документів;
• розробляти та проектувати бланки;
• проводити експедиційну обробку паперів, що надходять і надходять;
• реєструвати вихідні, вхідні та внутрішні документи;
• контролювати правильність оформлення паперів, які передаються на підпис керівництву;
• регулювати хід виконання документів;
• складати тексти;
• розробляти номенклатуру справ, забезпечувати їхнє зберігання, оперативне використання;
• контролювати роботу з паперами у всіх підрозділах;
• брати участь у заходах, спрямованих на вдосконалення методів та форм роботи.

Перегляньте норми діловодства, зафіксовані у ГОСТі «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів», що змінив ГОСТ Р 6.30-2003. Знання основних правил дозволить уникнути помилок у роботі. у журналі «Довідник секретаря».

Використовуйте у роботі ГОСТ Р 7.0.97-2016

Загальна схема організації діловодства та документообігу

Вивчіть основи діловодства, правила складання та ведення паперів, особливості їх руху всередині організації та за її межами. Дотримуйтесь пунктів Інструкції, затвердженої в компанії, де прописані основні нюанси роботи з паперами.

Використовуйте в роботі зразок Інструкції з коментарями експерта

Завантажити зразок

Загальна схема роз'яснить правила роботи, які дії виконувати фахівцю-початківцю, щоб не заплутатися в процесах. Спирайтеся на неї, поки не вникнете в суть, не розробите власний алгоритм обробки, руху та зберігання паперів, не запам'ятайте основні терміни діловодства.

Організація потоків вхідних документів

Під вхідними розуміють усі види документів, створені у паперовому чи електронному вигляді інших компаніях. Це може бути листи, рахунки, пропозиції, інші елементи діловодства.

Щоб уникнути хаосу, своєчасно обробляйте їх:

• реєструйте документ - ставте дату надходження та привласнюйте номер;
• передавайте папери до підрозділу, який має займатися роботою з ними чи зберіганням;
• реєструйте прийняття документа у роботу;
• ставте відмітку про виконання, відповідь або вжиті заходи;
• передавайте документ до архіву.

Неухильно дотримуйтесь цих правил діловодства. Якщо до компанії надходить велика кількість паперів та файлів, щоб оптимізувати роботу з ними, використовуйте спеціальні програми. Деякі з них мають систему оповіщення про терміни, готовність документів і т.д.

Журнал обліку вхідної кореспонденції

Завантажити документ

Організація потоків вихідної документації

Шлях вихідних документів визначають правилами роботи із нею, їх видом. Зазвичай він починається із секретаря. Після складання паперу його передають особі, яка має право підпису, погодження. Лише потім документ надсилають до зовнішніх інстанцій.

Завантажити всі 6 пам'яток

Для ефективної роботи із потоком вихідних документів керівництво призначає відповідальних осіб. Найчастіше у ролі них виступають секретарі, офіс-менеджери, кадровики, бухгалтери чи інші співробітники. Щоб папери вчасно були надіслані адресату, контролюйте їх рух на кожному етапі, а на завершення перевіряйте на помилки та реєструйте.

Таблиця. Учасники процесів діловодства для вихідних листів

Завантажити таблицю повністю у журналі

Організація потоків внутрішніх документів у діловодстві

У великих компаніях багато внутрішніх документів. Якщо робота з ними ведеться формально, частина з них може губитися на різних етапах. Ваша мета - організувати процес так, щоб скоротити їхній шлях і уникнути втрати.

Важливо!Слідкуйте за етапом реєстрації – присвоєння одного номера різним паперам викличе загальний безлад та плутанину.

Таблиця. Маршрут наказу з основної діяльності

Складіть алгоритм роботи з документами, спираючись на правила, описані в Інструкції. Якщо у відділі працює кілька спеціалістів, розмежуйте коло обов'язків, наприклад, один працює лише із внутрішніми паперами, другий – із зовнішніми.

Хто несе відповідальність за діловодство

Відповідальність за діловодство несе керівник організації, а й за документи корпоративного управління - рада директорів чи голова, і навіть секретар. Якщо розглядати питання відповідальності, можна зазначити, що в жодному нормативному акті її не зафіксовано. У межах компанії вона закріплюється наказами, розпорядженнями, посадовими інструкціями тощо.

За рух, процес обробки, відправлення та іншу роботу з паперами, які не підлягають перевірці інспекторами, відповідає будь-який співробітник компанії, на якого покладено обов'язки ведення діловодства та документообігу. У великих фірмах призначають кілька відповідальних осіб або створюють спеціальну службу.

Основні способи оформлення відповідальності за діловодство

Спосіб №1. Внесення функцій до посадової інструкції будь-якого співробітника

На будь-якого співробітника компанії покладають відповідальність за ведення діловодства, прописуючи до його посадової інструкції додаткові функції. Якщо не зафіксувати обов'язки, у разі виникнення спірних ситуацій відповідальність ляже на плечі керівника.

Спосіб №2. Розподіл обов'язків між співробітниками

При розподілі обов'язків щодо ведення діловодства функції поділяють між співробітниками служби та спеціалістами структурних підрозділів. І тут Інструкції з діловодству чітко вказують, хто і який фронт робіт відповідає.

Спосіб №3. Покладання обов'язків вести діловодство на секретарів

У штатний розпис вводять посаду секретаря чи офіс-менеджера, який відповідає за діловодство та документообіг. Його обов'язки закріплюються у посадовій інструкції та трудовому договорі. Співробітник дотримується правил, затверджених керівництвом, орієнтується чинного Положення.

Що буде, якщо не організувати діловодство

У будь-якій компанії є діловодство, але не в кожній воно організоване належним чином. Якщо немає єдиних правил роботи із документами, можливі проблеми. Наприклад, за неправильне зберігання чи втрату трудових книжок відсутність бухгалтерських документів можуть оштрафувати.

1. Керівник Олексій належним чином документально оформив обов'язок Людмили щодо ведення особистих документів співробітників, видав відповідний наказ, а той втратив трудову книжку одного працівника. У цьому випадку її буде притягнуто до відповідальності.
2. Директор ТОВ« Альфа» Данило формально поставився до розподілу функцій та відповідальності серед співробітників. Частина паперів щодо нарахування заробітної плати загубилася в архіві. Під час перевірки їх не змогли надати інспекторам. Суд ухвалив визнати винним Данила. Якби він уважніше поставився до складання посадових інструкцій та договорів із співробітниками, відповідальність лягла на плечі іншої людини.

Хаос у паперах провокує не лише проблеми із законом, а й позначається на робочих процесах, відносинах із клієнтами та партнерами. Несвоєчасне виконання договірних зобов'язань може призвести до штрафів, розірвання договорів, погіршення репутації компанії. Тому важливо регламентувати роботу із паперами.

Хто зазнає відповідальності за неналежне ведення діловодства - залежить від ситуації. Але пам'ятайте, що керівництво компанії не завжди готове шукати винних, тому можливі санкції стосовно рядових співробітників, які займаються паперовою роботою, навіть якщо ці обов'язки не закріплені у посадових інструкціях.